1.
Sistem Penamaan
Nama seseorang merupakan identitas pribadi yang dimiliki
seseorang sejak lahir sampai setelah ia meninggal. Sistem penamaan diberikan
untuk membedakan antara pasien satu dengan pasien yang lain, sehingga
mempermudah dan memperlancar sistem pelayanan rekam medik yang diberikan kepada
pasien pada waktu berobat ke rumah sakit.
Dalam penulisan nama formulir rekam medik harus sesuai
dengan persyaratan penulisan dan kelengkapan nama seseorang untuk kemudian di
indek. Berikut ini cara menulis dan mengindek nama pada formulir rekam medik.
a.
Nama Orang Indonesia
1)
Nama Tunggal
Nama
orang dapat terdiri dari satu kata, dua kata atau lebih. Nama orang yang
hanya terdiri dari satu kata, diindeks sebagaimana nama itu tersebut.
Contohnya: Sumarto Sumarto
2)
Nama Majemuk
Nama orang
Indonesia yang majemuk dan oleh si pemilik nama itu ditulis menjadi satu,
diindeks sebagai mana itu ditulis.
Contoh : Amir Hamzah Hamzah Amir
3)
Nama Keluarga
Nama
orang Indonesia yang mempergunakan nama keluarga, yang diutamakan nama
keluarganya.
Contoh: Anton Wiryosubroto
Wiryosubroto Anton
4)
Bukan Nama Keluarga
Nama
orang Indonesia yang terdiri dari satu atau dua kata, akan tetapi nama itu
adalah nama sebenarnya bukan nama keluarga, maka diindeks kata terakhir
dijadikan kata tangkap utama, atau dianggap sebagai nama keluarga.
Contoh: Bagus Basudewo Basudewo Bagus
5)
Nama Marga, Suku, Clan
Nama
orang Indonesia yang mengunakan nama marga, suku, dan clan, maka yang
diutamakan nama marga, suku, dan nama clan (kaum).
Contoh: Armyn Pane Pane Armyn
6)
Nama Wanita yang mempergunakan nama
laki-laki
Nama
Wanita Indonesia yang menggunakan nama laki-laki. Nama laki-laki itu mungkin
nama ayahnya, nama suaminya, atau mungkin namanya sendiri, maka diindeks dan
ditulis nama laki-laki dijadikan kata tangkap utama.
Contoh: Mayang Jegan Jegan Mayang
7)
Nama Pemandian
Nama
orang Indonesia yang menggunakan nama pemandian atau nama baptis, maka diindeks
dan ditulis menurut nama terakhir.
Contoh: Floresius Suhardi Suhardi
Floresius
8)
Nama Gelar
Nama-nama orang Indonesia yang diikuti dengan gelar, maka
diindeks dan ditulis ditempatkan dibelakang tanda kurung.
Contoh: Prof. Dr. Emil Kurdiatmoko
Kurdiatmoko Emil (Prof. Dr)
9) Nama Singkatan
a)
Nama singkatan yang tidak diketahui
kepanjangannya
Nama
yang diiringi atau didahului dengan singkatan, tetapi tidak diketahui
kepanjangannya, yang diutamakan adalah nama lengkapnya.
Contoh: A. Mintorogo Mintorogo, A.
b)
Nama singkatan yang Diketahui
kepanjanganya
Nama
yang diiringi atau didahului dengan singkatan, tetapi diketahui kepanjangannya,
singkatan itu ditulis kepanjangannya dan diindeks menurut yang telah
dibicarakan.
Contoh: I.R. Rais Rais Idwan Ridwan
b.
Nama Orang Cina, Korea, Vietnam, dan
sejenisnya.
1)
Nama Asli
Nama
asli orang Cina, Korea, Vietnam, dan sejenisnya, maka diindeks dan ditulis
sebagaimana aslinya.
Contoh: Pak Tjung Hui Pak Tjung Hui
2)
Nama Orang Cina yang digabung dengan
Nama Orang Eropa
Nama
orang Cina yang digabung dengan nama orang Eropa, maka diindeks dan ditulis
nama orang Cina baru kemudian nama Eropa.
Contoh: Robert Liem Liem Robert
c. Nama Orang India, jepang, Muang Thai, dan sejenisnya.
Nama-nama
orang India, Jepang, Muang Thai dan sejenisnya, kata akhir dijadikan kata
tangkap utama dalam indeks tanpa memperhatikan apakah kata akhir itu nama
keluarga atau nama clan.
Contoh: Bumibol Adulyadey Adulyadey,
Bumibol
d. Nama Orang
Arab, Persia, Turki, dan sejenisnya.
1)
Nama Arab, Persia, Turki, dan
sejenisnya yang diikuti nama keluarga, nama keluarga dijadikan kata pengenal
utama.
Contoh: Abdullah Majid Majid,
Abdullah
2)
Nama orang Arab, Persia, Turki dan
sejenisnya, yang menggunakan kata-kata bin, binti, ibn, ibnu, maka bagian nama
yang didahului oleh kata-kata tersebut dijadikan sebagai kata pengenal utama.
Contoh: Arifin bin Said Said, Arifin
bin
3)
Nama orang Arab, Persia, Turki, dan
sejenisnya yang sesudahnya kata bin, binti, dan sebagainya terdapat dua nama
atau lebih, maka yang demikian diindeks dan ditulis dengan menggunakan kata
akhir sebagai kata pengenal utama.
Contoh: Awab bin Abdullah Majid
Majid, Awab bin Abdullah
4)
Nama orang Arab, Persia, Turki, dan
sejenisnya, yang sesudah kata bin diiringi dengan dua kata yang menggunakan
kata bin juga, maka diindeks dan ditulis seperti contoh dibawah ini.
Contoh: Gozali bin Umar bin Majid
Majid, Umar bin Gozali
e.Nama Orang Eropa, Amerika, dan sejenisnya.
1) Nama orang
Eropa, Amerika, dan sejenisnya diindeks dan ditulis berdasarkan nama keluarga.
Contoh: Henry Mill Mill, Henry
2) Nama orang
Eropa, Amerika, dan sejenisnya yang mempunyai kata sandang (Van, Van den, Van
der, Von, Da, De, La).
Contoh: H.J. Van Mook Van Mook, H.J
2. Sistem Penomoran Rekam Medik
Sistem
penomoran pada dokumen rekam medik bertujuan untuk mempermudah pencarian
kembali dokumen rekam medik yang telah terisi berbagai informasi tentang pasien
yang datang.
Ada tiga macam
sistem penomoran (Admission Numbering System) yaitu :
a. Pemberian nomor
cara seri (Serial Numbering System)
Pemberian nomor cara seri adalah suatu sistem pemberian
penomoran dimana setiap pasien yang bekunjung ke rumah sakit/ puskesmas selalu
mendapakan nomor baru. Nomor yang telah diberikan kepada pasien harus di catat
dalam KIUP yang bersangkutan. Keuntungan dari sistem penomoran cara seri adalah
petugas lebih mudah mengerjakan dan cepat dalam pelayanan pasien. Kekurangan
dari sistem penomoran cara seri adalah informasi medik tentang pasien tidak
berkesinambungan, sulit dan lama dalam pencarian dokumen rekam medik dari
pasien yang berkunjung.
b. Pemberian nomor cara unit (Unit Numbering System)
Pemberian nomor cara seri adalah setiap pasien yang
berkunjung mendapat satu nomor pada saat pertama kali datang ke rumah sakit dan
digunakan selamanya, baik itu pasien rawat jalan, rawat gawat darurat maupun
rawat inap. Keuntungan dari penomoran ini adalah informasi medik
berkesinambungan. Kekurangannya adalah petugas lebih sibuk karena pasien
berkunjung lebih lama.
Ada 2 adaptasi
dari sistem penomoran dan penjajaran secara unit, yaitu:
1) Social Security
Numbering
Hanya digunakan
di Amerika Serikat dan efektif pada Veteran Administration Hospital.
2) Family Folder
Terdiri dari
pasang digit tambahan yang ditempatkan pada setiap keluarga. Dua digit
ditempatkan sebelum nomor rekam medik.
Contoh:
01-54121 (KK)
02-54121
(Pasangan)
03-54121
(Anggota keluarga lain)
Keuntungannya
adalah semua informasi pada atu keluarga terkumpul. Kerugiannya adalah sering
terjadi perubahan statu karena kasus perceraian atau perkawinan kembali.
c. Pemberian
nomor cara seri unit (Serial Unit Numbering System)
Pemberian nomor cara seri unit adalah pemberian nomor
dengan menggabungkan sistem seri dan sistem unit. Dimana setiap pasien yang
datang berkunjung ke rumah sakit diberikan nomor baru tetapi dokumen rekam
medik terdahulu digabungkan dan disimpan jadi satu di bawah satu nomor yang
paling baru. (Bambang Shofari,2002)
3. Sistem penjajaran
Tujuan dari
sistem penjajaran adalah untuk mempermudah dan mempercepat ditemukan kembali
dokumen rekam medik yang disimpan dalam rak filing. Sistem penjajaran
dibagi menjadi 3, yaitu :
a. Sistem Nomor Langsung (Straight Numerical Filing =
SNF)
Merupakan
penyimpanan dokumen rekam medik dalam rak penyimpanan secara berturut-turut
sesuai dengan urutan nomornya :
Contoh :
46-50-23
46-50-24
46-50-25
Kelebihan
dari sistem ini adalah :
1) Mudahnya melatih petugas-petugas yang harus melaksanakan
pekerjaan penyimpanan.
2) Mudah mencari
dokumen rekam medik dalam jumlah banyak dengan nomor berurutan.
Kerugiannya adalah :
1) Petugas harus memperhatikan seluruh angka nomor sehingga
mudah terjadi kekeliruan menyimpan.
2) Terjadinya konsentrasi pada rak penyimpanan untuk nomor
besar yaitu rekam medik dengan nomor terbaru.
3) Pengawas kerapian penyimpanan sangat sukar dilakukan
karena petugas tidak terbagi menurut nomor.
b. Sistem Angka Tengah (Middle Digit Filing System)
Metode
penjajaran dengan sistem ini adalah menggunakan patokan angka tengah, kemudian
pasangan angka depan sebagai secondary dan pasangan angka paling
kanan sebagai tentoy.
Misalkan
nomor : 11-22-34
11-22-37
Keuntungan :
1)
Mudah mengambil 100 buah rekam medik
yang nomornya berurutan.
2) Petugas dapat
dibagi untuk bertugas pada bagian tertentu.
3)
Penggantian sistem nomor langsung ke
angka tengah lebih mudah dari pada ke sistem akhir.
Kerugian :
1) Petugas memerlukan latihan dan bimbingan lebih lama.
2) Sistem ini tidak dapat digunakan apabila nomor rekam
medik sudah melebihi 6 digit.
c. Sistem
Angka Akhir (Terminal Digit Filing System)
Dalam
sistem ini digunakan nomor dengan 6 digit yang dikelompokkan menjadi 3 kelompok
masing-masing terdiri dari 2 angka. Pasangan angka paling kanan adalah pasangan
angka utama, pasangan angka tengah sebagai secondary dan pasangan angka
paling kiri sebagai tentoy.
Misalkan
nomor : 20-11-02
21-11-02
22-11-02
Keuntungan
:
1)
Dokumen terbesar secara merata dalam
100 bagian
2) Petugas dapat diberi tanggung jawab untuk sejumlah bagian
tertentu
3) Nomor rekam medik aktif dapat diambil dari rak penyimpanan
4) Jumlah nomor rekam medik untuk setiap section terkontrol
dan dapat dihindarkan timbulnya rak-rak kosong
5) Membantu memudahkan perencanaan peralatan penyimpanan
(jumlah rak)
6)
Kekeliruan menyimpan (misfile)
dapat dicegah
Kerugian:
Latihan dan bimbingan bagi petugas
penyimpanan dalam hal sistem angka akhir mungkin lebih lama.
4. Sistem Penyimpanan Rekam Medik
Penyimpanan (filing) dokumen rekam medik mempunyai
arti penting sehubungan dengan riwayat penyakit dan kerahasian pasien yang
terkandung di dalamnya. Ada dua macam cara penyimpanan dalam menyelenggarakan
rekam medik :
a. Sentralisasi
Sentralisasi adalah penyimpanan dokumen rekam medik
pasien dalam satu kesatuan, baik dokumen rawat jalan maupun dokumen rawat inap
di simpan dalam satu folder
Keuntungan
sistem sentralisasi adalah sebagai berikut :
1) Mengurangi
terjadinya duplikasi dalam pemeliharaan dan penyimpanan dokumen rekam medik.
2) Mengurangi
jumlah biaya yang dipergunakan untuk peralatan dan ruangan.
3) Tata kerja dan
peraturan mengenai kegiatan pencatatan medik mudah distandarisasikan.
4) Memungkinkan
peningkatan efisiensi kerja petugas penyimpanan.
5) Mudah
menerapkan sistem unit record
Kerugian sistem sentralisasi adalah sebagai berikut :
1) Petugas menjadi
lebih sibuk karena harus menangani unit rawat jalan dan unit rawat inap.
2) Tempat
penerimaan pasien harus bertugas selama 24 jam.
b. Desentralisasi
Desentralisasi adalah penyimpanan dokumen rekam medik
pasien terpisah antara dokumen rekam medik rawat jalan dengan dokumen rekam
medik rawat inap.
Keuntungan sistem desentralisasi adalah sebagai berikut:
1) Efisien waktu,
sehingga pasien mendapat pelayanan lebih cepat.
2) Beban kerja
dari petugas lebih ringan .
Kerugian sistem desentralisasi adalah sebagai berikut:
1) Terjadinya
duplikasi dalam pembuatan rekam medik.
2) Biaya yang di
perlukan untuk peralatan ruangan lebih banyak.
Pelaporan terpadu puskesmas menggunakan
kalender yaitu dari bulan Januari sampai Desember. Sejak April 1992 telah
diberitahukan bentuk pelaporan baru yang membedakan antara pelaporan dari
puskesmas ke Dati II dan Dati II ke pusat, sedangkan untuk kebutuhan Dati I
(Laporan dari Dati II ke Dati I) diberi kesempatan pada setiap Dati I untuk
menggembangkan bentuk pelaporannya sesuai indikator masing-masing puskesmas.
a. Mekanisme
Pelaporan
1) Laporan dari
puskesmas pembantu dan laporan dari puskesmas kelilling, posyandu dan bidan
desa disampaikan ke pukesmas yaitu pengelola pencatatan dan pelaporan.
2) Pengelola pencatatan pelaporan
menyusun dan mengkompilasi data yang bersumber dari register dan sensus harian.
3) Hasil kompilasi
dimasukkan ke formulir laporan untuk dikirim puskemas ke Dinas Kesehatan Kota.
4) Hasil olahan
dianalisis dan disajikan untuk kepentingan puskesmas dalam mengambil tindakan.
b. Frekuensi
Pelaporan
1) Laporan bulanan
LB 1 (Data Kesakitan), LB2 (Data Kematian), LB3 (Data Operaional Gizi, Imunisai
dan KIA) da LB4(Data Obat) yang baru dilakukan setiap bulan paling lambat
dikirim ke Dinas Dati II tanggal 10 bulan berikutnya. Laporan dibuat oleh
pelaksana program dan pukesmas pembantu kepada koordinator laporan di tingkat
puskesmas dan paling lambat sudah diterima pada tanggal 5 bulan berikutnya dari
bulan pelaporan.
2) Laporan
triwulan yaitu data kegiatan puskesmas yang dilaporkan pada tanggal 10 bulan
berikutnya dari bulan terakhir triwulan terebut kepada Dinas Kesehatan Dati I.
3) Laporan tahunan
terdiri dari LSD1 (Data umum dan failitas), LD2 (Data sarana), LSD3 (Data
ketenagaan) dilaporkan paling lambat tanggal 10 bulan Januari tahun berikutnya.
Laporan ini hanya dilaporkan satu kali saja.
c. Jenis Formulir Laporan
1) Formulir W1
(Laporan 24 Jam)
Formulir kejadian luar biasa (KLB) termasuk keracuan dan
bencana yang dilaporkan 24 jam. Informasi yang dicakup yaitu kejadian, tempat,
jumlah penderita, jenis penyakit dan tindakan yang diambil, sumber data dari W2
dan pelaporan 24 jam. Fungsinya sebagai bahan permintaan bantuan sesegera
mungkin.
2) Formulir W2
(Laporan Mingguan)
Formulir laporan mingguan untuk pemantauan wabah
penyakit, contoh diare. Data diambil dari data penyakit harian maupun laporan
mayarakat, dilaporkan secara mingguan ke Dati II. Fungsinya sebagai kewaspadaan
sejak dini bila terjadi KLB. (Shofari,
Bambang. 2004)
0 komentar:
Post a Comment